KNVB campus

Werk en omgeving beter en leuker op basis van de NEN-ISO 41001

Geplaatst op: 2 april 2021

Arrange Integrated is hét intelligent verlengstuk van haar opdrachtgevers. Als inhoudsdeskundige, adviseur en regievoerder staan wij naast onze opdrachtgevers bij het optimaal ontwikkelen van facilitaire dienstverlening. Gericht ontwikkelen vereist continu zicht houden op én invulling geven aan veranderende strategie, doelstellingen en behoeftes binnen het landschap van onze opdrachtgevers en in de markt. Dat is in de snel veranderende wereld waarin wij verkeren van steeds groter belang. Wij gaan onze werkwijze daarom verrijken op basis van de NEN-ISO 41001.

Waarom de NEN-ISO 41001?

De NEN-ISO 41001 is een kwaliteitsmanagementsysteem die facilitaire organisaties in staat stelt om – in een snel veranderende wereld – de moederorganisatie optimaal te (blijven) ondersteunen in het bereiken van haar doelstellingen. Strategie, beleid en behoeftes van onze opdrachtgevers vertalen we middels dit systeem rechtstreeks naar onze dienstverlening. En met resultaat. We doen wat we doen niet alleen goed, maar we doen de juiste dingen goed in onze dienstverlening. Daarnaast is het systeem ook gebaseerd op de Plan, Do, Check en Act-cyclus (PDCA). De dienstverlening sluit dus niet alleen naadloos aan bij de strategie van de moederorganisatie, maar we borgen met deze werkwijze tevens continue verbetering. De principes van deze managementsysteem-standaard zijn er dus op gericht om bedrijfsresultaten te verbeteren, risico’s te beheersen en de FM-organisatie toekomstgerichter én wendbaarder te maken.

Hoe gaan we het doen? Arrange Movement!

De NEN-ISO 41001 is kaderstellend voor organisaties. Het staat ons vrij om invulling te geven aan tools/processen die we in de praktijk gebruiken om aan de norm te voldoen. Deze tools en processen gaan we inrichten met het project Arrange Movement. Het doel van het project is om onze dienstverlening in te richten volgens de NEN-ISO 41001, te werken volgens de PDCA-cyclus en de tools/ processen waarmee we dat doen te definiëren en in te richten. We houden hierbij rekening met specifieke behoeftes binnen de klantomgeving. Dit betekent dat we de tools/ processen voor 80% standaardiseren, maar voor de overige 20% rekening houden met maatwerk. Hiermee zijn we in staat om best practices, nieuwe inzichten of andere wijzigingen snel door te voeren binnen al onze accounts. We maximaliseren ons lerend vermogen en verbeteren onze dienstverlening integraal.

Wat gaan we doen?

We gaan de NEN-ISO 41001 verder doorgronden en de kaders die daarbij worden gesteld interpreteren. Vervolgens formuleren wij welke oplossing daar het beste bij past door invulling te geven aan de desbetreffende tools/ processen. We leggen dit aan de hand van een voorbeeld uit.

Eén van de kaders die gesteld wordt is: “De organisatie moet een kader scheppen voor het organiseren en rapporteren van haar prestaties”. Wij concluderen dat wij daarvoor Rapportages moeten uitvoeren in onze klantomgevingen. De stappen die vervolgens in het project worden doorlopen om dit uit te werken:

  • Een sub projectgroep pakt het onderwerp Rapportages vast en gaat onderzoeken hoe wij deze het beste vorm kunnen geven zodat deze toepasbaar is in onze klantomgevingen;
  • Het projectteam levert een tool op, een PDCA-proces hoe het uitgevoerd moet worden en een advies over verantwoordelijkheid, rolverdeling, frequenties en eventuele aandachtspunten;
  • De uitwerking wordt getest bij een pilotlocatie zodat wij zeker weten dat de tools/processen in de praktijk werken;
  • We verwerken de lessons learned van de pilotperiode in de tools/ processen;
  • We informeren al onze accounts over de voortgang, pilot resultaten en planning;
  • Hierna gaan wij over tot implementatie bij al onze accounts.

We pakken het project planmatig aan en werken alle deelproducten stap voor stap uit en sluiten ‘big bang’ veranderingen uit. Zo vragen wij gedurende de subprojecten onze opdrachtgever om input te geven in de onderzoeksfases en worden tools getoetst bij pilot locaties voordat wij deze definitief implementeren in onze dienstverlening.

Hoe nu verder?

Intern zijn we gestart met Arrange Movement en zijn er al een aantal sub projectgroepen met de eerste verkenning en uitwerking van tools/ processen bezig. Hierbij is te denken aan onderwerpen zoals: Klanttevredenheid en Rapportage. Daarnaast wordt er gaandeweg het project meer verdiepende informatie beschikbaar gesteld over de NEN-ISO 41001 voor collega’s en opdrachtgevers, zodat de werkwijze steeds meer in onze dienstverlening geïntegreerd word.

Together We Arrange A Movement!

Naar het nieuwsoverzicht
Neem contact met ons op!