ArrangeGroup

Mystery Visits ter versterking van de samenwerking tussen leveranciers

Geplaatst op: 17 Nov 2016

Bij zorgverzekeraar VGZ staan kwaliteit en zinnige zorg voorop, met als doel de zorg op lange termijn betaalbaar te houden. Deze kernwaarden vertalen zich naar de facilitaire organisatie; een regiemodel waarbij de operatie wordt uitbesteed aan vijf professionele partners, waarbij operationele verbintenis en samenwerking tussen de leveranciers een belangrijk streven is. Karin Ax, Facilitair Beleidsadviseur bij VGZ, vertelt in een interview over de bijdrage die ArrangeGroup levert aan de facilitaire organisatie en de samenwerking tussen de diverse leveranciers.

Mystery Visit bij VGZ

Bij VGZ is sprake van een facilitair regiemodel waarbij prestatiecontracten zijn afgesloten. Op operationeel niveau is alles uitbesteed aan diverse leveranciers rondom catering, schoonmaak, beveiliging en gebouwbeheer. VGZ laat zich op het gebied van Facility Management en Hospitality adviseren en inspireren door ArrangeGroup. De samenwerking startte met het afleggen van een Mystery Visit door ArrangeGroup bij VGZ. Tijdens een intern overleg bij het kantoorpand van ArrangeGroup zijn de resultaten van deze Mystery Visit aan het FM team van VGZ gepresenteerd en besproken, om vervolgens tijdens een leveranciersbijeenkomst als input te dienen voor het verbeteren van de samenwerking tussen en met de leveranciers.

Mystery Visits bij leveranciers

Mede op initiatief van de aanwezige leveranciers is gekozen om Mystery Visits te laten plaatsvinden door de verschillende leveranciers van VGZ in samenwerking met ArrangeGroup. Zo gaan de leveranciers elkaars klantbeleving beoordelen door Mystery Visits af te nemen. ArrangeGroup zorgt voor de volledige begeleiding hiervan; van het geven van een workshop, het bespreken van competenties en het vaststellen van beoordelingscriteria.

Karin: “Zo zal de schoonmaak een Mystery Visit doen bij catering, catering bij beveiliging en ga zo maar door. Maar waar let je op als je zelf zo’n bezoek aflegt bij een leverancier? ArrangeGroup maakt hiervoor een instructie, zodat de leveranciers deze bezoeken in de toekomst zelf kunnen afleggen.” Het eerste bezoek zal altijd onder begeleiding van ArrangeGroup zijn en de criteria dienen zo objectief mogelijk te zijn, zodat de bezoeken op dezelfde manier worden afgenomen en met elkaar vergeleken kunnen worden. “En natuurlijk om te zorgen dat de leveranciers vertrouwen krijgen in dit concept.”

Innovatief concept

Bij dit concept ligt de focus op de samenwerking tussen de leveranciers. “We willen dat ze bewust samenwerken, elkaar scherp houden en in hun kracht zetten. Hierbij kijken we ook waar de ene dienst de andere dienst raakt en willen we dat leveranciers zich meer inleven in elkaars dienstverlening en nog meer voor elkaar open staan. Deze vernieuwde opzet is zeker innovatief te noemen als manier om leveranciers goed met elkaar te laten samenwerken. Wij gaan dit instrument ook gebruiken voor input in ons KPI dashboards per leverancier”, aldus Karin.

Versterking van de samenwerking

Toen er begin dit jaar behoefte was aan een heidag met het nieuwe facilitaire team, heeft VGZ ArrangeGroup wederom ingeschakeld. Karin: “Tijdens deze dag bepalen we de koers van de komende tijd en staan we met het team stil bij onderwerpen die we verder willen uitdiepen. ArrangeGroup heeft deze dag vormgegeven en bijgedragen aan een verdere kennismaking van de teamleden en de versterking van de samenwerking.” Dit werd gedaan door middel van een workshop inclusief een legospel om elkaars persoonlijkheden beter te leren kennen, de manier van samenwerking zichtbaar te maken en inzicht te geven in het centraal stellen van de klant. “Voor ons team was het vooral leuk om op een informele manier nader kennis te maken, een methode die ook goed past bij de cultuur van ArrangeGroup.”

Unieke werkwijze

Karin omschrijft ArrangeGroup als een leuke en dynamische club. “Ze staan voor veel dingen open, denken met je mee en begrijpen snel welke kant we op willen. Zij houden zich graag bezig met nieuwe processen en ontwikkelingen binnen FM en pakken projecten op een unieke wijze op. Andere adviesorganisaties begrijpen ons niet altijd, dus dan is heel fijn dat ArrangeGroup ons begrijpt en ons verder helpt ontwikkelen.”

Arrangegroup Top of Mind

Op de vraag of Karin ArrangeGroup als facilitair dienstverlener zou aanbevelen, antwoordt Karin: “Ja zeker! Tot nu toe hebben we prima samengewerkt en prettig zaken gedaan. Als we advies nodig hebben op het gebied van Facility Management, is ArrangeGroup zeker Top of Mind.”

Daag ons nog meer uit!

Tot slot heeft Karin nog een tip voor ArrangeGroup: “Een suggestie aan ArrangeGroup is om een betere balans te vinden tussen de zakelijke en de informele kant. We vinden het heel prettig samenwerken door de informele sfeer, maar soms mag het ook wat zakelijker. Wij worden als opdrachtgever graag uitgedaagd over onze eigen visie en gedachten, dus ArrangeGroup mag van ons nog kritischer zijn.”

Mystery Visits VGZ

bel mij terug