KNVB campus

Het faciliteren van een unieke huisvestingsopdracht bij ICS

Geplaatst op: 27 mei 2021

Als expert op het gebied van huisvesting faciliteert ArrangeGroup met grote regelmaat in huisvestingsvraagstukken. Een van de opdrachtgevers waarvoor wij dat recent hebben gedaan is International Cards Services B.V. (ICS). Collega’s Rémon Werkman en Chanasja van der Klis waren vanuit Arrange Interim (mede)verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een kantooromgeving die past bij de wensen en behoeften van ICS en de huidige tijdsgeest. Een uitdagende opdracht met veel afwisseling. Wij gingen met Rémon en Chanasja in gesprek over hun tijd bij ICS.

Het project van

Rémon Werkman: Projectmanager werkplekinrichting
Chanasja van der Klis: Facilitair Coördinator

Een uniek kantoor-ruilconcept

De wens van ICS om de kantoorpanden en werkplekken te moderniseren resulteerde in de oprichting van een multidisciplinair projectteam, welke bestond uit projectleiders van ABN AMRO – als moederorganisatie van ICS – en Rémon en Chanasja als vertegenwoordigers van ICS. Het projectteam hield zich bezig met de werkstromen Werkplekinrichting, Gebouw & Techniek en Dienstverlening. Rémon en Chanasja waren beiden nauw betrokken bij de totstandkoming van het nieuwe kantoor-ontwerp. Zij hebben zich verdiept in de vertaling van een werkplekconcept, passend bij de organisatiebehoeften en manieren van werken bij ICS. Om een nieuwe, moderne kantooromgeving te realiseren is er gekozen voor het aanhuren van een nieuw pand. “De nieuwe locatie deelt ICS nu met moederorganisatie ABN AMRO. We hebben een onwijs bijzondere opdracht uitgevoerd, omdat het ging om een kantoor-ruil tussen ICS en T-Mobile. Deze ruil en het verbouwen van de panden vond gefaseerd plaats, terwijl beide panden nog volop in gebruik waren. Dit is redelijk uniek in huisvestingsland.”, vertelt Chanasja.

Modernisering en verhuizing kantooromgeving

Na verschillende uitdagingen is ICS op de vooraf vastgestelde datum verhuisd en zijn de oude panden ontmanteld en overgedragen aan de nieuwe huurder T-Mobile. Alles geheel binnen budget en planning. Het moderniseren van dit nieuwe kantoorpand is vervolgens gedaan door activity-based-working te introduceren, de vertaling van de nieuwe ICS branding en huisstijl naar een kantoorinrichting te maken en een facilitaire dienstverlening te organiseren waarbij de medewerker in staat is gesteld om meer zaken zelf te regelen. Het project heeft geresulteerd in een toekomstbestendig kantoorgebouw met flexibiliteit in het aantrekken en afstoten van m2 en natuurlijk een fijne werkplek waar alle manieren van werken worden gefaciliteerd. Daarbij beschikt ICS nu over high tech digitale vergadermogelijkheden en later in 2021 ook de mogelijkheid tot buiten vergaderen in de courtyard. Rémon is naast de werkplekinrichting ook actief betrokken geweest bij de bouwkundige en installatietechnische aanpassingen. Hij vertelt hierover: “Ik hield mij bezig met thema’s zoals het werkplekconcept, het bepalen van de werkplekfactor, duurzaamheid (klimaatakkoord Parijs 2030), akoestiek in open werkruimtes, beveiligingseisen voor bancaire instellingen en creditcardmaatschappijen en de nieuwste high-tech vergaderfaciliteiten.”

Corona als uitdaging

Uiteraard heeft de Covid-19 pandemie voor uitdagingen gezorgd, met name planningstechnisch. Ook heeft deze invloed gehad op de inrichting van het nieuwe kantoor en heeft ICS het huidige kantoor moeten aanpassen aan de geldende coronamaatregelen. “We waren in de gelukkige omstandigheden om qua ontwerp nog te kunnen anticiperen op de 1,5 meter samenleving. We hielden vast aan het originele definitieve ontwerp, waarna we de NEN Spec-2 hierop hebben toegepast. De coronacrisis zelf is natuurlijk alles behalve leuk, maar het is voor mij wel een toffe en leerzame ervaring geweest om mee te mogen werken met aan het ontwerpen en implementeren van de maatregelen, als vertegenwoordiger van de facilitaire afdeling. In no-time werden er met elkaar plannen uit de grond gestampt, zijn er kantoor- en werkplek aanpassingen doorgevoerd en werd er een beroep gedaan op de flexibiliteit van leveranciers. Korte lijnen, besluitvaardigheid en duidelijke communicatie waren hierbij uitermate belangrijk.”, aldus Chanasja.

Een kantoor voor iedereen

Bij deze huisvestingsopdracht waren veel verschillende stakeholders betrokken, allen met hun eigen belangen, maar ook belangen van ABN AMRO en T-Mobile rondom de kantoor-ruil. Een onderdeel van Rémon zijn functie als Projectmanager werkplekinrichting was stakeholdermanagement. Rémon: “Tijdens deze opdracht heb ik gewerkt aan mijn stakeholder management skills op alle niveaus in de organisatie, met als doel om een goed werkbare situatie te creëren waarin al deze belangen zijn meegenomen. Een hele uitdaging, maar des te gaver dat dit gelukt is! Ik ben erin geslaagd om een samen-gevoel te creëren en zo de medewerkers onderdeel laten zijn van het tot stand komen van het ontwerp. Daarmee is het kantoor echt een plek van – en voor iedereen geworden.”

Meer weten? Neem contact met ons op!