Mijntje Perk

Flexibel inspelen op trends in de facilitaire dienstverlening

Geplaatst op: 8 december 2017

Steeds meer organisaties passen hun werkomgeving aan, zodat deze goed aansluit bij de behoeften en activiteiten van medewerkers. Hierbij vinden medewerkers beleving belangrijk: hoe ervaren zij de werkomgeving? Waar hebben zij behoefte aan? En hoe kan een facilitaire organisatie hier nu én op de lange termijn op inspelen? Mijntje Perk, Interim Professional bij ArrangeGroup, geeft een aantal praktische tips en voorbeelden.

Dienstverleningsconcepten

Medewerkers hebben uiteenlopende behoeften. Denk aan de vraag naar eten en drinken gedurende de dag of het uitoefenen van sport. Deze ontwikkelingen vragen om een andere invulling van de facilitaire dienstverlening.

Tip:

  • Werk zoveel mogelijk samen met andere partijen. Bijvoorbeeld door gezamenlijk een dienstverleningsconcept aan te bieden waarbij ingespeeld wordt op mobiliteit en flexibiliteit, ondersteund door gebruiksvriendelijke programma’s. Steeds vaker worden multifunctionele ruimten aangeboden in combinatie met internet, printservice, schoonmaak, beveiliging en receptie-service. Deze diensten kunnen op verzoek via een selfservice app aangeboden worden. Denk aan een taxi- of stomerijservice. Ook externen kunnen hier gebruik van maken waardoor leegstand zoveel mogelijk wordt voorkomen. Nieuwsgierig naar een concrete invulling? Lees meer over ons hospitality concept NUTTIG! waarin eten, drinken, werken, retail, services en evenementen bij elkaar komen in één concept.

Op- en afschalen

Organisaties spelen graag in op de laatste trends en zijn hierdoor op zoek naar een dienstverlening die relatief eenvoudig op- en af te schalen is. Maar hoe wordt dit gerealiseerd? En hoe kan zowel de kwaliteit als de flexibiliteit van de dienstverlening gewaarborgd worden?

Tips:

  • Kijk waar facilitaire diensten flexibel geïntegreerd kunnen worden. Denk aan een host die zorgt voor zowel een veilig als warm welkom.
  • Maak zoveel mogelijk gebruik van de beschikbare kennis voor het optimaliseren van processen en de inzet van expertise. Mocht dit niet toereikend zijn binnen de organisatie, maak dan gebruik van extra en/of flexibele inzet.
  • Zorg voor proactieve samenwerking met partners waarbij ruimte is voor een innovatieve invulling van de dienstverlening. Dit zorgt op de korte én lange termijn voor meer flexibiliteit ten aanzien van inzet en expertise. Vertaal deze optimalisatiemogelijkheden mét genoemde samenwerking naar bestaande contracten. Is het wenselijk om een nieuw inkoop- of aanbestedingstraject te starten, vraag dan eventueel advies over contractvormen dan wel de noodzakelijk door te lopen stappen.

Doorvoeren van veranderingen

Wanneer speelt een organisatie daadwerkelijk in op de behoeften van de medewerkers? En dan niet alleen op individuele voorkeuren, maar ook op de laatste trends? Een gedegen werkplekonderzoek geeft inzicht in de effectiviteit van een werkomgeving en eventuele trends. Deze bevindingen kunnen de basis vormen voor het doorvoeren van de verandering.

Tips:

  • Zorg voor duidelijke en effectieve communicatie met een positieve benadering. Essentiële onderwerpen zijn: wat is het gezamenlijke doel en waarom zijn veranderingen noodzakelijk? Wat is er voor nodig om deze verandering te realiseren? Wat betekent dit concreet voor de medewerker en welk gedrag is in de toekomst gewenst?
  • Zorg voor draagvlak bij management en medewerkers:
    • Creëer een open sfeer door inbreng van voorstellen aan te moedigen en te waarderen. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van interactieve werk- en inloopsessies. Zo kunnen medewerkers niet alleen meedenken, maar ook vragen stellen én krijgen zij oprechte aandacht voor hetgeen hen bezig houdt.
    • Voer nieuwe ideeën op termijn door op een pilot-vloer en deel ervaringen bijvoorbeeld in de vorm van Q&A’s zodat deze direct zichtbaar zijn voor de hele organisatie.
  • Betrek ambassadeurs van teams zoveel mogelijk bij de verandering door hen mee te laten denken in het ontwerp. Zij hebben op hun beurt weer een voorbeeldfunctie voor anderen in de organisatie. Zo kunnen zij kennis en/of enthousiasme over een concept overdragen aan anderen.
Terug naar het nieuwsoverzicht