Wilfried Polman

Drie belangrijke stappen bij een veranderproces

Geplaatst op: 8 juni 2018

Veel organisaties zijn aan verandering onderhevig. Met name omdat hun omgeving of de markt in ontwikkeling is. Hierbij zien we veranderingen die gekoppeld zijn aan wijzigingen in structuur, cultuur en/of werkwijze. Zo kan een reorganisatie vragen om aanpassingen in het facilitair bedrijf of voor de rol als facilitair dienstverlener. Veranderen gaat vaak gepaard met ongemak en natuurlijke weerstand; we zijn (on)bewust gewend dingen te doen zoals we die doen. Dat maakt een veranderproces niet makkelijk, laat staan met een team. Maar hoe zorgen we er voor dat we ons gedrag als team daadwerkelijk aanpassen om echt te kunnen veranderen? En hoe nemen we onze interne klanten hierin mee?

Gepubliceerd op Facto.nl.

Introductie nieuw werkplekconcept

In deze blog noem ik drie stappen die we in elk veranderproces moeten doorlopen, namelijk de noodzaak van de verandering, de juiste aanpak kiezen en een team in beweging krijgen. Als voorbeeld gebruik ik het introduceren van een nieuw werkplekconcept.

1. De noodzaak van veranderen

Allereerst is het belangrijk om de noodzaak van de verandering te omschrijven en te communiceren. Denk hierbij aan de volgende punten:

  • Is veranderen echt noodzakelijk? Zo ja, weet wat er moet veranderen en waarom. Omschrijf het gewenste gedrag en wat voor een effect en impact dat heeft op het dagelijkse doen en laten. Wat willen we concreet zien? En wat hebben we daarvoor nodig? Leg dit vast in duidelijke doelstellingen en houd rekening met een eventueel overkoepelend groter geheel.

Voorbeeld: zo kan bij de introductie van een nieuwe werkplekconcept het facilitair bedrijf als doel hebben haar huisvestingskosten te reduceren en hiervoor medewerkers vragen op een andere of nieuwe manier te werken.

  • Maak de noodzaak (het doel en de inhoud) van de verandering duidelijk voor alle betrokkenen. Zij moeten zien, voelen en ervaren wat dit voor hen betekent en wat voor een impact dit voor hen meebrengt. Alleen dan krijg je betrokkenen in beweging.

Voorbeeld: medewerkers zullen begrip hebben voor een kostenreductie, maar de persoonlijke impact pas echt ervaren als zij zelf hun manier van werken en/of gedrag moeten aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer zij zelf meer energie krijgen van een inspirerende werkplek, hun productiviteit stijgt of de samenwerking met anderen verbetert.

  • Biedt te allen tijde vanuit HR en als coachend leidinggevende een luisterend oor en stimuleer en motiveer medewerkers. Dat is een grote uitdaging, want betrokkenen zullen aan dezelfde inhoud elk hun eigen betekenis geven. Iedereen heeft zijn eigen verhaal, zijn eigen beleving en referentiekader en laat zijn eigen gedrag beïnvloeden door zijn gemoedstoestand van dat moment. De één omarmt een verandering snel en krijgt hier energie van, de ander staat hier neutraal in of toont juist weerstand. Als je weet hoe mensen in elkaar steken en met veranderingen omgaan, dan kun je hier goed op inspelen.

Voorbeeld: betrokkenen die energie krijgen van een nieuwe manier van werken kunnen als ambassadeur een zeer waardevolle rol vervullen bij de ontwikkeling van het nieuwe werkplekconcept. Zij kunnen bijvoorbeeld op hun eigen afdeling elementen van het nieuwe concept testen en hun ervaringen in een workshop of rondleiding met andere afdelingen delen.

2. De aanpak

In de tweede stap “De aanpak” staan de volgende punten centraal:

  • De aanpak van het veranderproces moet passen bij de specifieke situatie op dat moment. Deze is afhankelijk van het type organisatie, het type verandering en het tijdsbestek.

Voorbeeld: bij structuur-, cultuurveranderingen of de introductie van een nieuw werkplekconcept, zoals in ons voorbeeld, streven we naar een gemeenschappelijk doel. Hierbij betrekken we stakeholders bewust in alle stappen en ontwikkelen we samen een nieuw concept.

  • Formeer een projectteam. Bedenk wie je nodig hebt om de verandering in gang te zetten en tot het gewenste resultaat te komen. Zorg hierbij voor voldoende draagvlak om te starten.

Voorbeeld: naast projectleiders en adviseurs zijn voortrekkersrollen vanuit het management en de klantorganisatie belangrijk. Managers moeten een nieuwe manier van werken omarmen en zich realiseren dat hun gedrag ook moet veranderen. Zij hebben een voorbeeldfunctie. Betrek daarnaast een verandermanager in het projectteam die meerdere rollen kan vervullen en laat collega’s van HR,  Communicatie en eventueel de OR aansluiten.

  • Zorg voor goed stakeholdermanagement. Maak samen afspraken wie op welk moment stakeholders betrekt. De afdeling Communicatie kan hier een cruciale rol spelen door bijvoorbeeld alle medewerkers in een keer te voorzien van dezelfde boodschap.
  • Start met veranderingen in je nabije omgeving. Daar heb je doorgaans de meeste invloed op en hiermee laat je meteen het gewenste voorbeeld zien aan anderen.

Voorbeeld: bespreek intern op de afdeling hoe jullie werken als team. Is dat in een vaste of flexibele samenstelling? Wat zouden aanpassingen in het werkplekconcept voor jullie kunnen betekenen? En wat kunnen jullie leren van Lean Six Sigma of Agile?

3. Het team in beweging

De derde stap in een veranderproces gaat vooral om het in beweging krijgen van een team:

  • Zorg voor de juiste impact in het team. Niet te groot, want dan raken mensen in de war en grijpen ze terug naar oude zekerheden. Niet te klein, want dan blijft de huidige situatie waarschijnlijk ongewijzigd. Denk daarnaast een stap vooruit. Hoe zorg je bijvoorbeeld dat getalenteerde medewerkers geïnspireerd en betrokken blijven?

Voorbeeld: start een pilot. Plaats bijvoorbeeld een mock-up van het nieuwe werkplekconcept op een strategische plek in een entreegebied of op een open vloer. Collega’s kunnen dan samen experimenten en bespreken wat het effect is op bijvoorbeeld hun manier van werken en hun gedrag; wat werkt wel of juist niet? Durf elkaar aan te spreken op gedrag en geef elkaar feedback. Werkt een opstelling of manier van werken voor jou bijvoorbeeld inspirerend of juist storend met te veel prikkels? Onderlinge feedback en ideeën zijn waardevol. Dan kun je de manier van werken bijsturen en deze opnieuw aan de hand van de mock-up testen.

  • Maak resultaten direct zichtbaar voor betrokkenen. Dit kan aan de hand van dezelfde mock-up. Hierdoor zien betrokkenen concreet wat hun aandeel is en wat het oplevert. Verweef huidige en nieuwe elementen stap voor stap met elkaar en kom samen als team tot een goed resultaat. Neem lessons learned mee wanneer je vanuit het projectteam besluit de nieuwe manier van werken ook elders in de organisatie te introduceren.

Vallen en opstaan

Positieve energie is de basis om met elke verandering om te kunnen gaan, maar accepteer ook dat verandering vaak gepaard gaat met ongemak. Van te voren weet je nooit wat je onderweg tegenkomt en waar je het beste aan doet. Maar het hoeft ook niet in een keer goed; veranderen gaat met vallen en opstaan en veel experimenteren!

Geschreven door Mijntje Perk, Interim Manager bij Arrange Interim.