KNVB campus

De uitdaging van de anderhalve meter samenleving in werkomgevingen

Geplaatst op: 29 april 2020

Organisaties in Nederland staan vanwege Covid19 massaal voor de uitdaging hoe om te gaan met de nieuwe werkelijkheid: de anderhalve meter samenleving. Een uitdaging van buitengewone proporties, welke een direct en dringend beroep doet op werkgevers en ons als Facility Professionals. Om organisaties te helpen met het maken van de juiste beslissingen neem ik je graag mee in het huisvestingskeuzemodel van het Centre of People. Door middel van dit model leg ik uit hoe je actuele vraagstukken in vier heldere stappen kunt aanpakken.

Actuele vraagstukken

Om de werkplek te laten voldoen aan de nieuwe richtlijnen moeten er, vaak lastige, keuzes gemaakt worden. Om die reden zijn er inmiddels vele checklisten online te vinden die ondernemers hierin pogen te ondersteunen. Praktische lijsten die echter niet ingaan op vragen als: hoe duurzaam zijn deze noodgedwongen investeringen nu eigenlijk? Wat als blijkt dat onze manier van werken voorgoed is veranderd en thuis- en digitaal werken de nieuwe norm wordt? Wegen de kosten die herinrichting van de werkplek met zich meebrengt dan nog wel op tegen de baten? Actuele en relevante vragen waarin de facility professional duidelijk stelling in kan en misschien wel móet nemen. Wat hier volgt, is een uiteenzetting van hoe ik in vier stappen dergelijke vraagstukken aanpak aan de hand van het huisvestingskeuzemodel van het Centre of People.

Stap 1: Sector en organisatie

Ieder vraagstuk begint met het scherpstellen van de context. We zoomen in op de sector, op de specifieke geldende wet- en regelgeving en uiteraard op de organisatie zelf, met zaken als huidige huisvesting, bezetting- en bezettingsgraad en aantal medewerkers (tevredenheid) meegenomen. Het verzamelen van informatie geeft ons helder (in)zicht op de specifieke geldende situatie en vormt het startpunt naar concrete oplossingen. Voor menig organisatie kan het structureel aanpassen van de werkomgeving een grote besparing in de structurele (facilitaire) lasten zoals huur, mobiliteit, verbruik en dienstverlening met zich meebrengen. Want wat als je er als organisatie voor kiest om medewerkers meer thuis te laten werken? Hoeveel vierkante meters heb je dan werkelijk nog nodig? Het groeiende besef dat thuiswerken de productiviteit niet in de weg hoeft te zitten, geeft organisaties stof tot nadenken.

Stap 2: Scope vaststellen

De tweede stap is het vaststellen van het uiteindelijke doel voor de specifieke organisatie en bijkomende behoeftes en consequenties van dat specifieke doel. Wat wil een werkgever of Facility Manager met de huisvesting bereiken? Heeft de organisatie als doel en de fysieke ruimte om de anderhalve meter samenleving te integreren? Dan kunnen de vele checklisten helpen om de benodigde ruimte tussen de faciliteiten, voorzieningen en op contractniveau te creëren. Is het doel om het thuiswerken structureel in te bedden in de manier van werken en als gevolg daarvan een structurele besparing in vloeroppervlakte door te voeren? Dan is het zaak om met dit doel en te maken keuze(s) op organisatieonderdeel, team niveau en contract niveau de nodige uitdagingen in kaart te brengen. Door dit inzichtelijk te maken in alle lagen van de organisatie ontstaat een compleet beeld van de projectscope. Dit beeld geeft richting aan (deel) projecten om de fysieke, digitale werkomgevingen (her-) in te richten en het Facility Management hier op in te richten.

Stap 3: Concept 1.5

Om de (visuele) vertaalslag te maken, van de informatie uit stap 1 en 2 naar het gewenste fysieke werkplek concept, is het mogelijk bij stap 3 een interieurarchitect of ontwerpstudio aan te sluiten. Deze zetten de relevante organisatorische, maar ook de esthetische en technische keuzes om in een visuele weergave van Schetsontwerp naar Definitief Ontwerp en zelfs Technisch Ontwerp. Met de anderhalve meter samenleving als aanleiding en de huidige inzichten op het gebied van thuis- en digitaal werken is het aannemelijk dat dit een structureel en significant onderdeel zal gaan uitmaken van het fysieke Concept 1.5 oftewel ‘Het Nieuwe Normaal’. Een werkgever zal daardoor ook gaan kijken naar het faciliteren van (arbo) werkplekken bij de medewerkers thuis of daar kader gevend in zijn. De digitale werkomgeving, connectiviteit, veiligheid, de IT hardware en hoe men met elkaar (samen) werkt zullen grotendeels opnieuw gedefinieerd en ingericht moeten worden.

Het tijdspad van advies tot en met oplevering van een nieuwe werkomgeving neemt al snel 1 tot 2 jaar in beslag. Hoe voorkom je in de tussentijd ingehaald te worden door een steeds veranderende werkelijkheid?

Stap 4: Believe and Go For IT

Stap 4 is om de gemaakte keuzes in Concept 1.5 in de markt concreet uit te gaan vragen met een Programma van Eisen. Hierbij moet nog rekening worden gehouden met de doorlooptijd van eventuele geldende aanbestedingsprocedures. Voor centrale en lokale overheden kan deze stap al gauw een half jaar duren voordat de procedure(s) zijn afgerond. Zoals gesteld is het voor werkgevers en Facility Professionals de uitdagende periode om zorgvuldige afwegingen te maken of zij inzetten op een tijdelijke anderhalve meter werkomgeving of structurele wijzigingen doorvoeren met alle huidige en komende inzichten op de (digitale) werkomgeving.

Kunnen wij helpen?

Op het gebied van werkomgevingen ligt er in de toekomst nog een grote taak bij de facilitaire branche vanwege het coronavirus. Het faciliteren in de nieuwe anderhalve meter kantooromgevingen is een uitdaging waar wij met zijn allen over na moeten denken en waar facility management bij kan helpen. Mochten er naar aanleiding van het lezen van dit artikel vragen of behoeftes zijn ontstaan om in te gaan op specifieke werkomgevingen, lees dan hier verder of neem contact op via 033 43 33 198 of info@arrangegroup.nl.

Geschreven door Stefan van Burik, Interim Manager bij Arrange Interim.

Kom in contact
Nieuwsoverzicht