ArrangeGroup

De ontwikkeling van Servicedesk tot Servicepunt

Geplaatst op: 08 Dec 2014

Van hersenspinsels in The Facility Lab tot fysiek resultaat: de ontwikkeling van een Servicedesk tot Servicepunt… In mei van dit jaar kwam het managementteam van één van onze relaties op bezoek. In ‘The Facility Lab’ hielden wij een brainstormsessie over de ontwikkeling van ‘hun’ servicedesk. Na een middag flink wat ideeën en ervaringen te hebben uitgewisseld in witte lab-jassen, kwam de vraag om deze ideeën op papier te zetten.

Ontwikkeling van een servicedesk

Na mijn leerzame tijd in Drachten was weer beschikbaar voor een nieuwe uitdaging. Enthousiast schreef ik mee aan het Plan van Aanpak voor de ontwikkeling van de servicedesk van deze organisatie. Een dergelijk Plan van Aanpak voor een toonaangevend bedrijf is natuurlijk een mooie ervaring. En zo geschiedde, een aantal weken later was het Plan van Aanpak afgerond en overhandigd aan de organisatie.

Een centraal punt

‘Another job done’ zou je denken…, maar gelukkig niet! Kort na oplevering kregen we het bericht om het Plan van Aanpak in de praktijk te gaan uitvoeren. Dat is dan toch even schakelen… Ik wist op voorhand hoe pittig de opdracht was. In krap vier maanden de transitie van servicedesk naar servicepunt organisatorisch begeleiden en inregelen. Het voornaamste doel was een meer prominente rol voor het nieuwe servicepunt binnen de organisatie, zodat klanten via één centraal punt en op een laagdrempelige manier professioneel geholpen worden.

facilitylab-button

Vertalen naar de praktijk

Aspecten die nodig zijn om dit te kunnen realiseren, waren mensen, systemen, middelen, processen en procedures. Dit zijn zeer diverse thema’s waar ik me in een korte periode in moest verdiepen. In net vier maanden al die verschillende aspecten uitwerken en inregelen binnen de organisatie, dat klinkt niet gemakkelijk… en dat was het ook niet! De grote uitdaging was de vertaling naar de praktijk en het beleggen binnen de facilitaire organisatie, waar in die periode veel collega’s lekker aan het genieten waren van hun welverdiende vakantie. Een organisatorische verandering kost veel tijd en energie om bij iedereen te laten landen, dat is het voornaamste wat ik in de leerzame periode heb opgestoken. De voldoening was dan ook groot toen eind oktober een directielid het nieuwe Servicepunt, welke in de periode van juli tot oktober ook fysiek verbouwd was, officieel opende.

Terugkijken naar een succesvol project

Met trots kan ik daarom terugkijken op een succesvol project, welke als hersenspinsel in ‘the facility lab’ is uitgewerkt en tot uitvoering gebracht is in de praktijk. Dat noem ik nog eens ‘the lab philosophy’! Ook geïnteresseerd in een brainstormsessie in ‘the facility lab’? Neem dan vrijblijvend contact op met ArrangeGroup via 033 4333 198 of via info@arrangegroup.nl of kijk op onze website voor meer informatie.

Door: Thomas van Buren, Senior Interim Professional

bel mij terug