ArrangeGroup

De Facilitair Manager als cost-engineer

Geplaatst op: 08 Nov 2012

De Facilitair Manager moet bij het bouwen van het facilitair bedrijf rekening houden met veel zaken. Zo moet hij aandacht hebben voor diverse onderwerpen zoals de opbouw en uitbouw van de organisatiestructuur, bedrijfsprocessen en risicomanagement. Dit alles om de klant op een zo juist mogelijke manier tot dienst te kunnen zijn en kwaliteit te kunnen leveren.

Grip op facilitair

De budgetten voor facilitaire diensten staan onder druk en het verhogen van de efficiëntie en het verlagen van de kosten is een voortdurende verantwoordelijkheid van de Facilitair Manager. Bedrijfskundige aspecten van het facilitair bedrijf zijn dus zeer belangrijk en de Facilitair Manager kan ermee aantonen “in control” te zijn; grip op facilitaire kosten en risico’s te hebben.

Geen bedrijfskundige

De Facilitair Manager is van huis uit vaak geen bedrijfskundige en heeft veelal moeite om de financiële cijfers van de facilitaire organisatie “boven water” te krijgen. Maar door het toepassen van management accounting heeft de Facilitair Manager een hulpmiddel om het nemen van beslissingen te ondersteunen en gestelde doelstellingen te kunnen realiseren. Management accounting is gericht op interne verslaggeving, welke dient om facilitair beleid te ontwikkelen, het effect te meten en eventueel bij te sturen. Bij veel facilitaire bedrijven bestaat management accounting nog uit financial accounting; een intern resultatenoverzicht van een maandelijkse verlies- en winstrekening. Voor de Facilitair Manager brengt dit weinig informatiewaarde en beslissingsrelevantie, omdat het terugblikkende informatie betreft. Management accounting is gericht op het actief signaleren van verbeteringsmogelijkheden en het vergelijken van alternatieve beleidsmogelijkheden. Het is dus op de toekomst gericht. Door middel van management accounting kan de Facilitair Manager de financiële resultaten van het facilitair bedrijf gedurende het budgetjaar beter voorspellen.

Behoefte Facilitair Manager

De Facilitair Manager heeft veelal behoefte aan informatie over diensten, producten, activiteiten en andere belangrijke zaken. Management accounting voorziet in die behoefte door middel van allerlei systemen van kosten- en kostprijsberekening. Met een systeem, zoals Activity Based Costing (ABC), kan de Facility Manager afwegen of een activiteit zijn kosten waard is. Indien de Facilitair Manager werkzaam is in een organisatie waar men afdelingskosten doorbelast naar andere afdelingen kan het systeem van productiecentramethode worden toegepast.

NEN normen

Om de kosten te controleren binnen een facilitair bedrijf wordt door veel Facilitair Managers ook de NEN 2748 toegepast. De NEN 2748 zorgt er voor dat kostenbeheersing kan plaatsvinden.De Facilitair Manager heeft veelal behoefte aan informatie over diensten, producten, activiteiten en andere belangrijke zaken. Management accounting voorziet in die behoefte door middel van allerlei systemen van kosten- en kostprijsberekening. Met een systeem, zoals Activity Based Costing (ABC), kan de Facility Manager afwegen of een activiteit zijn kosten waard is. Indien de Facilitair Manager werkzaam is in een organisatie waar men afdelingskosten doorbelast naar andere afdelingen kan het systeem van productiecentramethode worden toegepast. Om de kosten te controleren binnen een facilitair bedrijf wordt door veel Facilitair Managers ook de NEN 2748 toegepast. De NEN 2748 zorgt er voor dat kostenbeheersing kan plaatsvinden.

Management control van belang

Binnen Management Accounting is management control ook van belang. Via besturingsmodellen kunnen de door de organisatie vastgelegde visie, missie en doelstellingen worden beoordeeld. Bij het ontbreken van een besturingsmodel ontstaat het risico dat veel besluiten ad hoc worden genomen. Verschillende sturingsmodellen die in het facilitair bedrijf worden gebruikt zijn het Model Nederlandse Kwaliteit (INK/EFQM model), de PDCA (deming) circel en de balanced scorecard (BSC).

Volop in ontwikkeling

Kortom: Facility Management is en blijft volop in ontwikkeling. Door ontwikkelingen en veranderingen moet de Facility Manager strategisch blijven nadenken over de eigen facilitaire organisatie. Management accounting en gerelateerde onderwerpen, zoals ABC en BSC, helpen bij het verbeteren van de besturing van de facilitaire organisatie en het vermogen om de financiële resultaten van het facilitair bedrijf gedurende het budgetjaar te voorspellen!

Door: Anke Verlinden, Interim Manager bij ArrangeGroup

bel mij terug