ArrangeGroup

Contractmanagement, haal eruit wat erin zit met deze tips!

Geplaatst op: 08 Jun 2015

Enkelvoudige, meervoudige offertetrajecten en (Europese) aanbestedingen: we besteden heel wat tijd met elkaar om tot heldere, transparante en vooral rechtmatige overeenkomsten te komen. Alles wordt tot op detail op papier vastgelegd zodat er geen speld meer tussen te krijgen is. Maar wat doen we er vervolgens mee?

Contractmanagement, een ondergeschoven kindje

Wendy Lindenbergh, Interim Manager bij ArrangeGroup vertelt over haar praktijkervaringen met contractmanagement: “Als Interim Manager kom ik bij verschillende organisaties, van publiek tot privaat, maar contractmanagement is vaak een ondergeschoven kindje. Zodra de handtekeningen zijn gezet, gaan we met z’n allen over tot de orde van de dag en wordt er niet tot nauwelijks meer naar de afspraken gekeken. ‘We hebben het al zo druk’ of ‘Leverancier X levert al zo lang die weet wel wat hij moet doen’ zijn veelgehoorde excuses.

SMART-afspraken, KPI’s en evaluatiemomenten

Zo kwam ik in gesprek met een facilitaire afdeling waarvan ik het contractmanagement zou gaan inrichten. Ze waren erg ontevreden over een leverancier, want die leverde eigenlijk nooit conform afspraak en waren slecht bereikbaar. Er lag echter wel een contract voor de komende vijf jaar. Toen ik vroeg of zij al eens gesprekken hadden gevoerd met de leverancier over hun performance in relatie tot de contractuele afspraken bleef het stil. Uiteindelijk ging ik het contract bestuderen en wat blijkt? Er waren duidelijke SMART-afspraken gemaakt over het aanleveren van rapportages, KPI’s die behaald moesten worden en evaluatiemomenten. Er waren zelfs ontbindende voorwaarden opgenomen voor wanneer de leverancier niet voldoet aan de gemaakte afspraken.

5 tips voor optimalisatie van contractmanagement

Bovenstaand voorbeeld is slechts één van de velen welke in de praktijk voorkomen. Zonde, want dat betekent dat we geen optimaal gebruikmaken van de contracten die we zelf hebben afgesloten. Maar hoe pas je goed contractmanagement toe zonder overspoeld te worden met extra werkzaamheden? Niet iedere organisatie heeft immers een aparte afdeling om dit op te pakken. Hierbij mijn 5 tips!

  • Maak een samenvatting van het contract met de belangrijkste afspraken. In één oogopslag zie je wat je leverancier moet doen en waar jij op kunt sturen.
  • Maak ‘acties’ aan over wanneer rapportages aangeleverd moeten worden, evaluatiegesprekken moeten plaatsvinden of een contract opgezegd moet worden. Plaats deze acties bij voorkeur in je outlook agenda of je contractmanagementsysteem. Op deze wijze word je automatisch geïnformeerd als een actie gewenst is.
  • Spreek af dat je leverancier verantwoordelijk is voor het maken van periodieke afspraken en gespreksverslagen. Dit scheelt weer werk en als de leverancier zijn afspraken niet nakomt, kun je dat direct meenemen in je evaluaties. Het is wel aan te raden dit af te spreken in de overeenkomst.
  • Als beheerder van het contract moet je bij het afsluiten van een (nieuwe) overeenkomst betrokken worden. Zodoende kun je direct afspraken laten opnemen omtrent rapportages, evaluaties en communicatiestructuren wat jouw leven als contractmanager weer makkelijker maakt.
  • Leg (aanvullende) afspraken vast. Hoeveel tijd je ook in een overeenkomst steekt, soms moet je nieuwe of aanvullende afspraken maken om het in de praktijk werkbaar te houden. Zorg ervoor dat je deze afspraken altijd schriftelijk vastlegt en archiveert bij het contract. Zo houd je alles bij elkaar en ben je altijd op de hoogte.

Het lijkt een hoop werk en je zult tijd voor contractmanagement moeten maken, wil je het goed inrichten. Uiteindelijk levert dit minder werk of ergernis op dan vastzitten aan een leverancier welke niet presteert. Uiteindelijk zorgt dit voor een verhoging van de tevredenheid over de facilitaire organisatie.”

bel mij terug