Stijn-von-der-Fuhr

Contractbeheer: waar moet ik beginnen?

Geplaatst op: 23 november 2018

Je kent het wel; je start met veel energie bij een nieuwe organisatie met mooie nieuwe uitdagingen. Je beheert een brede portefeuille en je wilt graag je tanden zetten in verbetermogelijkheden die je ziet of hebt meegekregen, zoals het optimaliseren van de klantbeleving, leveranciersrelaties en de samenwerking in de keten. Helaas mis je veel essentiële informatie over de gemaakte afspraken. Vol goede moed gaan de dozen uit de kast, zoek je in de omvangrijke harde schijf en die oude mailbox die je overgedragen hebt gekregen. Veel is niet vindbaar of blijkt niet geborgd. Je mist aanvullende afspraken en gespreksverslagen. Het is mij zelfs voorgekomen dat ik een collega van een locatie moest vragen welke leverancier er eigenlijk rondliep: “Ja, onze schoonmaakmedewerker heet Annie, aardige vrouw, loopt hier al jaren rond. Ze maakt super goed schoon! Voor wie ze werkt? Geen idee.”

Een gespreid bedje is ook niet leuk

Bovenstaand vormt zeker een uitdaging (of zelfs een serie uitdagingen), maar is in mijn optiek ook leerzaam en iets waar je energie van krijgt! Een gespreid bedje is ook niet leuk. Contractmanagement is alleen vaak niet het enige wat onder je taken en verantwoordelijkheden valt. Daarbij ga je snel achter de feiten aanlopen zonder goede informatiebasis. Die stilzwijgende verlengingen van diensten, voor een locatie die niet meer bestaat, zijn immers kostbaar en die begroting opstellen voor diensten waar je geen zicht op hebt is niet echt praktisch. Hoe kun je hiermee aan de slag? Onderstaand een aantal stappen die kunnen helpen.

Stap 1: Bepaal je gewenste basis

Voordat je start met het ophalen van gegevens, is het goed om je eerst te bedenken waar je naar op zoek bent en hoe je deze informatie wilt borgen. Kijk daarbij ook hoe je de informatie wilt rubriceren; op dienstniveau of misschien via een andere indeling die door de organisatie wordt gebruikt. Hoe is de begroting bijvoorbeeld opgesteld? Als het goed is hoort de contractwaarde van een dienst ergens thuis. Er zijn tal van contractbeheer matrices te vinden die een handige tool vormen om je zoekwerk vervolgens in te “gieten”. Heb je een FMIS of een andere beheertool tot je beschikking? Gebruik hem! Je kunt je beheer dan ook nog eens (gedeeltelijk) automatiseren. Je wilt immers af van al die losse bestandjes op de “g-schijf” en toewerken naar goed gevulde en onderhouden contract database.

Stap 2: Inventariseren en prioriteren

Met behulp van je nieuwe beheertool kun je een eerste inventarisatie doen om inzicht te krijgen in de informatie “gaps”. Welke contracten mis je, zijn incompleet, of waar vermoed je dat er extra afspraken zijn gemaakt? Laat je niet ontmoedigen door dit soort projecten. Soms kan het “waar moet ik beginnen”-gevoel lastig zijn, maar de winst is groot! Op basis van je eerste inventarisatie kun je een plan maken en je verdere zoektocht prioriteren. Kijk naar de impact van een contract op je organisatie, zowel in kwaliteit als in kosten. Heb je een dienst met een hoge waarde bij een locatie die binnenkort gesloten wordt of waar veel klachten zijn? Daar gaat je eerste aandacht naartoe. Een diensten met een kleine waarde of zonder klachten, waar niemand van weet waar het precies voor is? Zou ik onderaan de lijst zetten.

Bovenstaand maakt je plan overzichtelijk en beheersbaar, maar ook verantwoord. Je wilt immers nuttige en duurzame verbeteringen doorvoeren volgens heldere doelen. Bespreek de benodigde tijdsinvestering om het contractbeheer op orde te brengen en bepaal waar de capaciteit vandaan moet komen. Wil je leidinggevende dit binnen korte termijn op orde hebben? Zorg voor een collega of inhuurkracht die hier toegewijd mee aan de slag kan.

Stap 3: Verzamelen

Met een goed beeld van wat je mist, je planning en je beheertool onder de arm kun je starten met verzamelen. Je zult af en toe gegevens op moeten vragen bij je leverancier of bij je collega’s, maar laat je hier niet door uit het veld slaan! Je bent aan het ontwikkelen en verbeteren en daar zijn nu eenmaal deze stappen voor nodig. Bovendien geeft dit je een goed beeld van de relatie(erfenis) met je leveranciers. Is er sprake van onduidelijkheid over afspraken, van een samenwerkingsverband, of juist niet? Dit is juist waardevolle informatie!

Stap 4: Gebruiken

Je begint inzicht en overzicht te krijgen. Top! Nu kun je gaan bepalen wat je met deze informatie kan doen. Je overzicht dient als basis voor je verdere plannen in kwalitatief en financieel opzicht. Je kunt nu eindelijk een goede start gaan maken met een basis voor je contract- en leveranciersmanagement. Wat is afgesproken en welk kwaliteitsniveau is meetbaar? Wat levert het contract nu eigenlijk voor meerwaarde? Je weet waar je het over hebt en kunt nuttige gesprekken voeren. Bovendien is je overzicht handig voor onder andere:

  • Een goede basis voor verbeterslagen en het bevorderen van samenwerking in de keten, door een gedegen kwaliteitsanalyse op ieder gewenst niveau en/of een benchmarkonderzoek.
  • Een zuivere begroting en een basis voor een spend analyse. Doordat je een goede rubricering hebt toegepast kun je duurzame efficiencyslagen maken en kun je afscheid nemen van die categorie “overig”.
  • Samenhang tussen contracten bepalen door bijvoorbeeld op locatie te filteren. Komt een locatie te vervallen? Jij hebt de aanwezige diensten op tijd opgezegd! Complementeren die diensten elkaar eigenlijk wel goed en wat is de klantbeleving? Misschien is men wel tevreden over hoe Annie schoonmaakt, maar wordt die afvalcontainer veel te weinig geleegd. Je kunt nu veel gerichter gaan sturen en die klantbeleving verbeteren.

Tot slot

De genoemde stappen en meer kun je opnemen in een contractbeheersplan voor de komende periode. Zo weet je precies wanneer zaken gaan spelen, en waar je je inzet nodig gaat hebben. Contracten op orde? Hou vast en zorg dat je continu blijft zoeken naar kansen om je harde werk te benutten, maar ook te verbeteren. Tools worden verder doorontwikkeld en je kunt steeds meer met je gegevens. Je organisatie is als het goed is ook continue in beweging en jij zorgt dat je hier steeds goed op inspeelt!

Ik heb deze blog geschreven vanuit eigen ervaringen en die van collega’s. Natuurlijk kan de situatie bij jouw organisatie weer anders zijn, maar de rode draad is volgens mij hetzelfde: plan en bepaal je doel, kies voor een goede methode, zorg voor capaciteit en draagvlak bij je organisatie en benut je gegevens optimaal. Andere mening? Mooi! Ik ga graag met je in gesprek!

Geschreven door Steven Kasander, Interim Professional bij Arrange Interim.

Steven Kasander Interim Professional
Ga naar het nieuwsoverzicht